你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

任何一个职场人都有用邮件传达通知、表达需求的经历。一份言简意赅,直戳痛点的邮件会使同僚或领导对你的印象加分不少。在我的职场经历中,就有一些人是因为言之有物的邮件而得到提升的机会。

对于留学生来说,写邮件一定是必不可少的一环,发过那么多邮件出去的你,真的敢说自己写的出一封“得体”的邮件吗?小编曾看到过一位加拿大人分享的邮件神句,才发现大多数人离“得体”差的十万八千里!

 

由于面临的工作环境和背景文化的不同,英文邮件的写法和中文邮件的要求并不一样,所以,你真的会用英文写邮件吗?

你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

英文Email最容易掉进的坑

01

铺垫太长

对收信人最大的尊重,不是说“感谢你抽时间看我的信”,而是信写得简洁明了,一点也不浪费收信人的时间。通常,第一句话就需要开门见山,直入主题。这封信是问问题、约时间、反映情况、提建议还是提交简历,收信人读到第一句话就应该知道。

比如求职信,第一句话就要说明主题:

Do:

  • I’m very interested in the XX position currently open in your company.

  • I have a very strong interest in the XX position that you have advertised on your website.

Don’t:

  • My name is ……

  • I am s student of ……

一定要让收信人最快时间知道你想干嘛一般来说,没有必要在正文里介绍你的名字、地址、联系方式等,这些东西应该在信件的专门位置,如果收信人感兴趣,想要回信或者以其它方式联系你,自然会去找。

如果是求职信,可以在第一句说明目的之后,紧接着突出重点的介绍自己,比如 “I am currently a PhD/master’s student in XX at XX University with a focus on XXXX. I expect to graduate in XX/XXXX.“

02

空话套话太多

什么叫空话套话?就是没有任何意义的话。如果删去这些句子,并不影响邮件的表达,那这样的句子就是套话空话,就是浪费收信人的时间。

应该尽量避免什么样的套话空话呢?

1.过于客气的表达。

Please do not hesitate to contact me at your earliest convenience 或者 Very truly yours 。假设你直接跟收信人面对面谈话,还会用这些表达吗?过多的使用这些 cliche 或者 canned speech 会让你的信显得不真诚。

最常见的几个过分客气的表达包括:

  • at your earliest convenience (直接说 when you can 或者 soon)

  • please find enclosed 或者 I have forwarded (直接说 I have sent you)

  • please do not hesitate (不需要说,直接删掉)

2.过于书面的表达。

比如 herewith、aforementioned、hereby、herein 这样的词语,或者非常老派的表达方式,让人感觉你是从一本出版于 60 年代的语法书上抄来的。

3.过于口语化的表达。

对于非英语母语的人来说,写出过于口语化的英语来其实是不太可能的。比如说,用 Let’s touch bases next week 代替 Let‘s talk next week,用 bottom line、team player、square one 等类似的口语化词汇, 这些都属于所谓的 slang 或者 buzzword。

这样的表达会让人觉得你不太职业,给人不信任的感觉,最好不要用在除了非常私人的信件以外的任何Email 中。

03

表达太Chinglish

这个对于留学时间不太长的小伙伴会比较常见,写的邮件都是用中文直接翻译过来,放在英文里就很奇怪。举个例子:

Don’t:

I applied for the Summer Analyst position at your company’s New York office and still haven’t gotten any notice from you. Your company has been my dream employer for years, so it would be a pity if I didn’t have a chance to interview with your company.

Do:

I wanted to follow-up with you because I have not yet heard back regarding my application status. Your company is my first choice, so I would greatly appreciate the opportunity to interview with your team.

你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

一封好的英文Email是什么样的?

01

写邮件顺序

1. 加附件:附件是唯一一个不管邮件正文怎么变都不会变的一项内容,而且为了避免写完正文后忘记加附件这种低级错误的出现,为什么不先把附件加上呢?

2. 正文:这部分可能是一份邮件中最重要的一部分,也是最耗时间的一部分,本文将在下一部分中详细介绍如何构思正文写作方法,写完后可以根据构思方法反复修改。

3. 主题:主题是一份邮件被打开前最重要的一部分,一个好的主题直接导致了这份邮件会不会被打开,以及处理这份事情的优先度。这并不代表邮件主题要写的越长越好,相反标题一定要简洁、简洁、再简洁!工作邮件需要的是精准和高效,个性和文采并没有那么重要,复杂信息的精准提炼也是职场必备技能。

4. 收件人/抄送人:将它作为最后一步有两个原因。一是可以避免在邮件编辑时被错误发送出还不完美的邮件。当您检查完各项时,胸有成竹的输入收件方的邮件地址,再点击发送按钮,就可以了无牵挂地等待回信啦~原因二:再编辑完正文后,心中就会勾勒出这件事情谁是主要负责人,谁只需要知道这事情发生了就可以了,把主要负责人的邮件地址放到收件人的位置上,相关责任人放到抄送的位置就可以了,抄送的邮件一般是不会收到回复的。

02

问候

如果收件人很多,或收件人不详时,可以用To whom it may concern如果收件人很明确,可以用Mr./Miss.+职位/姓名这种基本表达就可以了。

 

注意:Dear一般是用于非正式场合。虽然发件人可能是想让语气和善些,就像我们常说的:亲~美女~之类的,但是英文真的不需要像中文说话那样那么客气。

03

正文

编辑邮件时唯一的原则就是:利他性,提供所有‘他‘需要知道的信息。这一原则往小了说可能只是写封邮件,往大了说可能是职场综合素质的映射。那么一份邮件中应该包含哪些要素呢?

如果是告知型的邮件,比如通知某次会议、宣布竞选结果等,那么新闻记者经常使用的6W Questions即:Who,What,Where,When,Why,How.这六个细节可以为您的写作提供思路,将必要细节伸展开来。在职场中,最让大家不知所措的就是回复拒绝型的邮件了。

你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

04

内容必备句式

1.开场白

  • Hope you are doing well.

  • Hope this email finds you well.

  • Hope all is well.

2.感谢

  • Thanks for the quick reply.

  • Thanks for getting back to me.

  • Thanks for the update on the situation.

  • Thanks for the updated information.

  • Thanks for gathering the information this week on this issue.

3.寻求意见

  • Our team would appreciate your insights/input on…..

  • Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

4.道歉

  • Sorry for the late reply.

  • Sorry I haven’t got back to you sooner .

  • My sincere apology for this unfortunate situation; I will address to my team immediately.

  • Again,please accept my most sincere apology.

  • I apologize if this may make you feel uncomfortable/bad.

5.发起会议

  • I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.

  • Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.

  • I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.

6.取消会议

  • I want to be mindful of your time and we don’t have any updates at this point; therefore I suggest that we cancel/reschedule today’s meeting. If you disagree or need assistance, please let us know.

  • My apologies for the late notice, but i need to reschedule tomorrow’s call. There remain a few open items we need to address, therefore i will send out a new invite once we agree upon a time.

7.会议总结

  • Thank you for making time on a very busy Monday afternoon to join our discussion. I hope we were able to provide clarity on……Attached is a summary of what we discussed today.

你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

05

收尾套路

作为正文的最后部分,你需要有一些在最后一秒钟吸引收件人注意力的方法:

你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!
你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

附件Attach的用法

  • Please find attached……(最常用)

  • I am enclosing…

  • Attached here to…

  • Attached please find the most up-to-date information on/regarding/concerning…

  • Attached please find the draft product plan for your review and comment.

  • We enclose a copy of our latest price list.

  • Enclosed is a copy of our latest price list.

  • Enclosed please find a copy of ……

  • Attached please find …

  • I enclose the evaluation report for your reference.

  • Attached please find today’s meeting notes.

英文邮件背后的逻辑关系

中文习惯将一个长句子分解成各个小句子,中间用逗号分开,而不是将其中的逻辑关系直接表述出来,所以中文写作中很少见到:此时(While)、后来(afterwards)、此外(further more)这类的逻辑连词。

英文中,不使用连词的文章会被西方读者认为逻辑不清、思维混乱。所以要把读者当傻瓜一样(没有恶意),展现给他们简单的已经再明白不过的逻辑关系。英文写作中经常犯的错误就是,将一堆以“I”开头的小段话罗列在一起,比如下面这段自我介绍:

Hello teachers,I am a student from XX university. I like reading Marketing books at spare time. I’d like to apply Marketing position.

Please keep me on the stand-by list. I’d like to have better performences.

上面的句子虽然没有语法错误,但读起来总感觉怪怪的,为什么?因为每个句子之间并没有一个很好的逻辑关系。让我们给这篇短文稍作修改。

Hello teachers

I am a student from XX university. I’d like to apply Marketing position because I read a lot books about Marketing at spare time. Please keep me on the stand-by list so I would have better performences.

这样看起来是不是好了一些呢?所以当您写完邮件后不妨查看下能否添加些连词。让连词展现出您强大的逻辑,为您的职场口碑加分吧!

一位投行的VP评价自己收到的Email:只有10%的Email是没有任何错误,表达清晰,内容明了的;而一半以上的人根本不知所云。所以写邮件看似简单,实则是个技术活,写完后一定一定要检查,确认无误后再点击发送。

你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!
你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!
你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!
你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

原文始发于微信公众号(PowerCareer):你真的会写英文邮件吗?职场加分必备技能!

ajax-loader